サルキチのブログ

インフラエンジニアのサルキチです。ただいま絶賛転職活動中です。サラリーマン生活に関する日々の葛藤を綴っています。楽しい生き方を日々模索中。

【社会人1年目必見】議事録は早く精度高く作成すべし。

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社会人1年目の新人がまず間違いなく任される仕事。

 

それは、議事録作成です。



ぼくは議事録を書くのがすごい嫌いでした。そして今も嫌いです。

 

1年目の頃は、議事録ってなんなの、なんで書かなきゃいけないのって毎日思いながら書いていました。

ですが、何をやるにもやらされてると思ってやるのは嫌なので議事録に関して自分なりに考察してみます。

 

社会人1年目で去年のぼくのように議事録に苦しんでいる人は参考にしてみて下さい。

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議事録ってなんで書くの?


まず、議事録って何のために書くのでしょうか。

よく言われてるのは、「証拠性」「共有」ってところですよね。

後から揉めたときに、お前がああ言っただろとか、いやお前がこう言ったんだみたいなトラブルを防ぐためにも、「証拠」として公の文書に残す。

打ち合わせに参加してなかった人、プロジェクトの引継ぎ時など、その場にいなかった人が内容を把握するために目を通す=「共有」

まあここらへんはなんとなく理解はできます。

 

ぶっちゃけ、わざわざ書かなくても録音でいいじゃんって思いますけどね。。

 

なんで新人が議事録を書くの?


では、なぜ議事録を新人が書くことが多いのでしょうか。

というのも話の内容がわかってる先輩が書いた方が早いし楽じゃないかってよく思うんです。

でも往々にして議事録ってどこの会社でも新人の仕事ですよね。

 

そこでしっかり考えてみました。

まず最初に思いつくのは、忙しい先輩が議事録に時間を割かれるのはもったいないということ。

頑張れば新人でも書けるなら、新人が書いた方が組織として見たときに効率いいですよね。

基本新人が書けないような議事録を頼んでくる先輩はそんなにいないと思うので

新人の成長のためにもってこいなのかな(?)と思います。

議事録書いてると特に最初の頃は訳がわからない単語ばっかり出てきて嫌になりますが、書き終わった時は意外と達成感があったりもします。

ただ、だからといって「もう一回書きたい!もっと俺に書かせろ!」とはなりませんが。。

 

 

議事録作成に関するサイクル

議事録を作成する上で、たとえやらされ仕事であっても成長に繋がらないことが嫌だった1年目の「最速出世」を目指していた遠い昔のぼくは、議事録を作成する上で下記のサイクルを意識していました。


①予習:資料を理解できるように勉強する。

②打合せ:わからなくても理解しようとする、わからない点を明確にする、つぶす。

③作成:内容理解だけでなく見た人に伝わりやすいように工夫する。(書く力)

④復習:議事録書いてもわからないことをつぶす。



そして④まで達したら息をつく間もなく次の打合せまでにまた①を...という繰り返しです。

ここで完成した議事録の完成度が高ければ高いほど、

「業務理解」「文章力」の先輩へのアピールになります。

一番でかいのは新人という先輩に甘えがちな立場に議事録係という役割が与えられること。

人間、役割を与えられると当事者意識が芽生え責任感が出てくるもの。

この当事者意識を持ってないとさっきのサイクルなんて考えずにとりあえず期限までに書き終わればいいやとクオリティーの低い議事録になりがちです。

ぼくの場合、後輩が議事録作成を手を抜いてやっていたら、そんな奴に他の仕事頼もうって思わないです。

つまり、議事録をしっかり作るのって信頼度を増す作業というよりは

やって当たり前の信頼を失わないための作業ということです。

どうりでモチベーション上がらないわけです。簡単に言えば「やって当たり前、やらなきゃ雑魚」という状況。

 

こういう時ってモチべーションはなかなか上がらないですよね。

 

「いやいやそれはできないでしょ」と周りが思うようなことを成し遂げるためにこそモチべーションって上がりますからね。

議事録を書くときにモチべーションが上がらないのはそういうからくりがあったからみたいです。

実際2年目になって振り返ると、議事録作成は辛かったですが、「業務理解」「文章力向上」には役だったのかなと思います。

 

今のひねくれたぼくは「文章力向上」ブログでできるじゃんと思ってなかなか議事録作成に力が入らなそうですが。。

 

1年目から仕事ができないというレッテルを貼られないためにも、とりあえず先輩に頼まれた場合には快く受け入れましょう。

 

そこから見えてくることもあります。

 

なにより生きていく上で【信用】は重要です。

 

社会人1年目は議事録作成を通して信用の積み重ね方を勉強していきましょう。